Aprende cómo realizar una carta de reclamo, la cual te será útil a la hora de plasmar por escrito tu desconformidad ante un producto o servicio otorgado. El detonante de una carta de esta índole siempre es el no cumplimiento de algo que se pactó formalmente.
Partes de una Carta de Reclamo
Como toda correspondencia por escrito, una carta de reclamo debe estar conformada por distintas partes:
1) Membrete de la empresa que la emite, en caso que la escriba una empresa y no un particular.
2) Fecha
3) Datos de la empresa a la cual se la escribe.
4) Saludo de cortesía.
5) Introducción
6) Cuerpo
7) Cierre
8) Saludo de despedida
9) Firma
¿Qué escribo en cada parte de una Carta de Reclamo?
A continuación te detallaremos qué escribir en cada una de las partes principales de una carta de reclamo:
1) Introducción: presentaremos brevemente el problema que nos lleva a escribir la carta de reclamo. Iremos directo al punto y daremos datos específicos, tales como: número de cliente, de contrato o servicio, número de serie del producto acerca del cual estamos reclamando, fecha de orden de compra o de solicitud de presupuesto, etc.
2) Cuerpo: nos extenderemos dando detalles del problema que nos aqueja, tales como: defecto del producto y qué hicimos para intentar solucionarlo, fallas del servicio, etc. En este sector de la carta de reclamo, deberemos dejar bien en claro toda la información del inconveniente que nos motivó a escribir la carta, no omitiremos nada.
3) Cierre: se trata de un párrafo corto, en el cual expondremos exactamente lo que esperamos de la empresa a la que estamos escribiendo, es decir la solución esperada de nuestra parte y cómo y cuándo esperamos que dicha solución se lleve a cabo.
Lenguaje y estilo de una Carta de Reclamo
Si bien cuando escribimos una carta de reclamo estamos enojados porque algo que se pactó no se cumplió, no debemos dejarnos llevar por la ira y dejar que las formalidades y la cortesía se pierda, mucho más especialmente si estamos escribiendo en nombre de una empresa, ya que la carta será la cara visible de la misma.
Por lo tanto, el lenguaje será formal y cortés. Utilizaremos frases hechas, tales como: “el procedimiento a seguir que espero es …”, “Por medio de la presente …”, etc.
El estilo es formal y deberá contar con una estructura dividida en párrafos y con los sectores correspondientes antes mencionados.
Ejemplo de una Carta de Reclamo
Montevideo, 29 de enero de 2014
VISIÓNSUR S.A.
Maldonado 149
Montevideo – Uruguay
Estimados señores Visiónsur S.A.:
Por medio de la presente deseo dejar constancia de que el servicio contratado por mí a vuestra empresa, con número de cliente 25489, no funciona de la forma esperada.
Habiendo realizado el mismo reclamo dos veces en forma telefónica y no habiendo obtenido solución alguna, paso a detallar la falla del servicio:
La imagen se ve distorsionada y, en ocasiones, líneas cruzan la pantalla, impidiendo del todo la correcta visión de lo emitido a través del televisor.
Espero una definitiva y eficaz solución a este problema para el próximo 3 de febrero, momento en el cual, de no haber obtenido la misma, rescindiré el contrato que mantengo con vuestra empresa, apelando a la cláusula 14/9 de no cumplimiento de los servicios.
Sin otro particular saluda a ustedes muy atentamente,
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Milsa Cortinas
