Las cartas comerciales son un documento escrito con el objetivo de comunicar algo de empresa a empresa, de empresa a particular, de particular a empresa, con fines comerciales. Existen vastísimas clases de cartas comerciales de acuerdo al propósito que las mismas posean.
Algunos tipos de cartas comerciales:
- solicitud de presupuesto
- solicitud de mercadería
- exhortación a pagar lo adeudado
- presentación de producto
- reclamo
Solicitud de presupuesto: en este casi el primer tipo de las cartas comerciales, nuestra intención será adquirir mercaderías o bienes, por lo cual deberemos solicitar presupuesto por ellos a varias empresas del mercado. Deberemos ser concisos en cuánto a qué es exactamente lo que queremos que se nos presupueste, si disponemos de un catálogo citaremos el código de los artículos y deberemos especificar si esperamos algún tipo de descuento o modalidad de pago por cierta cantidad de productos.
Solicitud de mercaderías: una vez que el presupuesto es aprobado por la persona encargada, se deberá escribir a la empresa detallando la mercadería que compraremos. Es vital ser claros en qué artículo/s compraremos, qué cantidad de cada uno de ellos y la modalidad de pagos por la que optaremos. Pediremos que la mercadería sea entregada antes de una fecha determinada. El segundo tipo de carta comercial debe estar muy claro.
Exhortación de pago: sucede que a veces, algunos clientes se exceden de la fecha de pago límite establecida y pactada para tal propósito. En este caso, escribiremos una carta recordándole el importe, la fecha de vencimiento, cuántos pagos tiene vencidos (si corresponde) y las medidas que se tomarán en caso de no recibir el pago o una comunicación de parte del deudor. Nos mostraremos abiertos a que el deudor se comunique para así, juntos, poder hallar una solución conveniente para ambas partes.
Presentación de producto: las empresas viven una carrera contra el tiempo por ser los pioneros en lanzar un determinado producto. En ocasiones, se decide presentar dicho producto a un círculo reducido de personas y/o empresas, antes de que el mismo salga al mercado. Entonces emitiremos una carta invitando a los destinatarios a participar del evento. Explicaremos qué presentaremos, el lugar, la hora y los estimularemos a acompañarnos.
Reclamos: muchas son las cosas que podemos necesitar reclamar: un servicio fallido, un lote de mercadería con fallas, faltantes o arruinado por diversas condiciones (clima, mal manejo en el traslado, etc.), un mal servicio recibido en un establecimiento, etc. Es importante no perder la compostura y mantener los formalismos. Al final, explicitaremos qué esperamos de la otra parte.
Lenguaje
En las cartas comericales el lenguaje deberá ser formal o semi-formal, cordial y respetuoso. Se utilizara el “usted” y los formalismos convencionales.
Estilo
Son cartas formales, así que contendrán membrete (si es una empresa la que la redacta), los datos del destinatario, un saludo, introducción, cuerpo, cierre, saludo final y firma. Esto hará cartas comerciales bien hechas.
Ejemplo de carta de reclamo
Montevideo, 26 de octubre de 2012
MANTELEX LTDA.
Rbla. República del Perú 991
Montevideo – Uruguay
Atención Sr. Omar Vico
Estimado señor Omar Vico:
Por medio de la presente me pongo en contacto con usted a los efectos de efectuar un reclamo acerca del DVD adquirido en vuestra empresa el pasado viernes.
Apenas lo instalé, el equipo comenzó a enviar imágenes de destellos hacia el Plasma que emitiría su imagen. Procedí a desenchufarlo e instalarlo nuevamente, obteniendo el mismo resultado. Probé colocarle un disco de DVD, pero las imágenes de destellos no cesaban.
Dado que el equipo contiene fallas, espero que vuestra empresa me provea de un aparato nuevo, del mismo modelo multizona, para antes del día 30 del corriente. Solicito lo prueben en la empresa antes de enviarlo.
Desde ya muchas gracias.
Saluda a usted muy atentamente,
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Alexia Murat
