Una carta poder es el documento mediante el cual una persona autoriza a un tercero para que tome decisiones o realice trámites que tienen que ver con el ámbito comercial, el administrativo o cualquier otro que tenga algún tipo de implicación o compromiso.
El objetivo de este tipo de cartas es que se puedan realizar estos procedimientos sin que sea necesario que estemos presentes, ya sea por razones de viaje, por salud o por cualquier otro motivo.
Cuando se firma una carta poder, la persona que nos representa solamente debe usar su firma para tomar las decisiones permanente.
Aspectos que debes tener en cuenta al elaborar o firmar una carta poder:
- Los trámites o las funciones deben estar perfectamente especificados, es necesario que se plasme en la carta cuál es exactamente la diligencia para la que autorizamos al tercero que nos representará para dicho trámite.
- Si no se especifican adecuadamente las funciones o las diligencias en las que no estaremos presentes, la persona que toma nuestro papel, puede hacer cosas inadecuadas usando nuestro nombre en cualquier circunstancia porque por lo general en estas cartas se debe adjuntar una copia del documento de identidad de la persona representada.
- Es fundamental que usemos siempre la misma firma para todos los trámites que sean oficiales. Las incongruencias en las firmas pueden ocasionar que los trámites sean invalidados porque se presentan diferencias entre los sellos que usan las personas.
- Otro aspecto clave es que se debe poner con claridad quién es la persona a la que autorizamos para representarnos. Se debe incluir el nombre, la firma, el documento de identidad y todos los datos necesarios para que no se presente ningún tipo de confusión.
- Como lo mencionamos anteriormente, también se debe ser específico con las licencias que le otorgamos a la persona que nos representará para que no se excedan los límites de las acciones que pueden hacerse usando nuestro nombre.
- Claramente, es fundamental que en la carta poder aparezca consignada nuestra firma y si es posible la de nuestro apoderado para que se pueda considerar como un documento legalmente válido.
Los datos que deben aparecer en una carta poder son:
- Fecha y lugar en el que se ha redactado la carta:
Es importante que en la carta siempre figure con exactitud el día y el año en que se expide el documento y el lugar en el que se elabora.
- Nombre de la persona u organización a la que dirigiremos la autorización:
Para que el trámite quede bien aclarado en la carta, se debe poner con claridad cuál es la institución o empresa en la que a persona nos representará.
- Nombres y apellidos de la persona que será representada:
El nombre de la persona que concede el poder, deben estar presentes en las primeras líneas de la carta poder.
- Nombres y apellidos del apoderado:
Debemos dejar constancia explícita de la persona la que estamos concediendo el poder de representarnos, para ello es indispensable poner el nombre completo del apoderado.
- Especificación de las funciones:
Se debe poner muy claro que se otorga el permiso a la persona que nos representará. La forma de redacción no debe dar cabida a las malas interpretaciones de lo que será la función de la persona.
- Número del documento de la persona que otorga el poder:
Para que no se presente ninguna confusión en el futuro, se debe especificar el número de documento y el lugar de expedición.
- Nombre del documento de la persona que recibe el poder:
Otro de los datos indispensables en una carta poder, es el número del documento de identidad oficial de la persona que recibe el poder.
- Texto de la carta:
En esta parte de la carta poder, es donde ponemos en claro cuál es el trámite para el que autorizamos a nuestro apoderado para representarnos. También se deben aclarar las limitaciones y las funciones de la persona para que el poder no pueda ser usado de forma arbitraria en otras circunstancias.
- Datos de los testigos:
Para que la carta poder tenga validez, se debe contar con la presencia de uno o dos testigos que confirman las licencias y las funciones que han sido explícitas en la carta poder.
- Número del documento de identidad de los testigos:
También debe quedar constancia del número del documento de identidad oficial de las personas que dan fe de que hemos hecho el trámite de forma voluntaria y sin ningún tipo de coacción.
- Firmas de los testigos, del apoderado y de la persona que será representada:
Finalmente, la carta poder debe estar finalizada con el sello o firma de las personas que participan en el trámite o que han sido testigos de la elaboración del documento.
Ver también:
Ejemplo de carta poder:
Buenos Aires a Noviembre 14 del 2013
Multinacional Cafetera
Por medio de la presente quiero otorgar al señor ________________________ , identificado con el documento ________________ expedido en ____________ las facultades necesarias para que pueda realizar en mi nombre los trámites que especifico a continuación.
Yo, __________________________, identificado con el documento _________________ y en pleno uso de mis facultades, concedo al arriba mencionado para que realice en mi nombre los trámites que se refieren específicamente a la recepción de la mercancía y cancelación de los pagos que se han convenido entre su empresa y mi persona.
Si se requiere un trámite adicional, el apoderado deberá consultarlo conmigo antes de tomar cualquier tipo de decisión y debe contar con la supervisión pertinente para tal caso.
Para dar fe de la validez de los datos de las personas ya relacionadas, se adjunta una copia de los documentos de identidad oficiales.
También, para que quede constancia de que realizo el trámite en mis plenas facultades, relaciono como testigos a los señores _______________________________ y ______________________, identificados con los documentos de identidad _________________ y ___________________ respectivamente.
En la parte final de la carta se deben poner las firmas y los números de documento de identificación de todas las personas que tienen relación con el trámite. También es recomendable adjuntar las copias de los documentos de la persona que será representada y de su apoderado.
