Una carta es un medio de comunicación, como los muchos tantos con los que hoy en día contamos. Una de sus características principales es que es un medio escrito y, lo escrito no puede ser cambiado, es decir, no hay forma instantánea de retractarse.
Esto, también implica una ventaja, ya que podemos asirnos de lo que en ella se detalla, justamente porque está escrito y firmado.
Resulta imprescindible saber cómo redactar una carta, si pretendemos que nuestro mensaje sea transmitido de forma efectiva y, a la vez, mostrando el respeto, formalidad y cordialidad con los que nuestra empresa cuenta, interna y externamente.
Como redactar cartas que te ayudan a conseguir empleo:
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Como redactar cartas dentro de un empleo
Otro tipo de cartas
7 Pasos para redactar una carta
Partes de una carta
Toda carta cuenta con una cierta cantidad de partes, perfectamente diferenciadas entre sí, en contenido y espacio, que deberán ser incluidas a la hora de redactarla.
1. Membrete:
Se trata de la información de la empresa que emite la carta. Debe incluir el nombre de la empresa, dirección, teléfono/s, dirección de correo electrónico. Su ubicación es en la esquina superior derecha del papel.
2. Fecha:
Ubicada a dos espacios de la terminación del membrete, colocaremos la fecha del siguiente modo: Ciudad, día, mes, año.
3. Datos del destinatario:
En este espacio se detalla la información de la persona a quien le dirigimos nuestra carta. La misma debe incluir: título de cortesía abreviado o cargo que desempeña, dirección. Su ubicación es a cuatro espacios de la fecha, pero contra el margen izquierdo.
4. Saludo:
Se trata de una cortesía que incluye el título incluido en el punto 3, pero en esta ocasión, sin abreviar. Si la comunicación se dirige a una empresa, se escribe la frase “A quien corresponda:” o “Estimados señores y señoras:”
5. Cuerpo de la carta:
cuando aprendemos cómo redactar una carta, deberemos tomar en cuenta esta vital parte de la misma, ya que será la que contenga nuestro mensaje. Esta deberá contener por lo menos tres párrafos, separados entre sí por un espacio. Contenido de cada párrafo:
Párrafo 1: es una introducción que da a conocer la principal idea del mensaje, nuestro objetivo al escribir la carta. Es sumamente importante porque es la que intenta atraer la atención del lector. Por lo tanto, deberá tener oraciones cortas, que faciliten la lectura.
Párrafo 2: su objetivo es ahondar en lo introducido en el párrafo 1. Se darán detalles y se explicará la situación en profundidad. Si corresponde, se explicarán los pasos a seguir por parte del destinatario. Si el tema es largo, puede que se requiera otro párrafo de esta misma índole.
Párrafo 3: será el último o, si hubo dos párrafos en el medio, estaríamos aquí ante un párrafo 4. Su propósito es cerrar con una conclusión lo explicitado en la carta. Puede ser que se recalque lo que se espera de forma inmediata por parte del destinatario, por ejemplo: “Comuníquese lo antes posible para juntos intentar dar una solución a su problema.”
6. Firma:
E lo comunmente denominado contrafirma (el nombre completo digitado en computadora), más el cargo que ocupa la persona que redactó la carta.
Qué tener en cuenta a la hora de redactar una carta
Cuando indagamos en cómo redactar una carta, debemos tener en cuenta que siempre debemos mantener un lenguaje respetuoso, cordial y formal. Las cartas pueden tener infinitos propósitos: venta, cobro, solicitud de empleo, etc. De modo que si tenemos claro el paso a paso y las diferentes partes, nuestro mensaje cumplirá su cometido y, no menos importante, dará una buena y solvente imagen de nuestra empresa. Cómo redactar una carta es un proceso que debemos tomarlo de forma profesional y meticulosa.
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