Ejemplos de oficios, es un documento, con una utilidad para la redacción de informes, órdenes o consultas e inclusive para redactar invitaciones, notas de agradecimiento o felicitaciones.
Dependiendo de la cantidad de personas o dependencias a las que se dirige puede ser simple, múltiple o de transcripción, en este último caso cuando transcribe uno o varios párrafos de uno original.
Ejemplos de oficios, usos
Son utilizados estos tipos de documentos llamados “oficio” debido a su carácter oficial, dado su uso en los sindicatos, los colegios profesionales, los municipios, las embajadas y en los ministerios además de poder ser utilizados en las oficinas gubernamentales y privadas.
Ejemplos de oficios, clasificación
Pueden clasificarse en:
Múltiple cuando se trata de un único texto o tema que será recibido por varios destinatarios, más de uno es suficiente para que sea múltiple.
Por lo general se escriben órdenes o sugerencias e informaciones de forma simultánea a varias oficinas a la vez.
Todos llevan el mismo número con un espacio para ser rellenado en el momento de su distribución, donde se colocará el nombre del destinatario y su cargo.
Se distribuye entre personas con la misma jerarquía dentro de una empresa, por ejemplo ente jefes o en su defecto se dirige a los subordinados.
El simple va dirigido a una única persona.
De transcripción es el documento utilizado para las circulares, directivas o resoluciones. Se transcribe todo el contenido del oficio sin ningún tipo de cambio, siendo que el párrafo que fue transcrito debe encontrarse entre comillas “…..” fiel al original.
Ejemplos de oficios, partes
Como si se tratase de una carta (lee: ejemplo de oficio), las partes principales incluyen:
El membrete de la empresa, es la parte principal que debe presentar.
Seguido al membrete debe incluir el nombre del año, tal la denominación del año actual.
El lugar y la fecha, es decir el lugar desde donde se envía, luego el día, seguido del mes y del año en curso.
La numeración como lo dijimos anteriormente es importante Se comienza con la palabra “Oficio”, luego el número de expedición / (barra inclinada) seguido por las siglas que corresponden a la oficina de donde procede / (barra inclinada) y el año en curso.
Continúa el destinatario, que ocupará cuatro líneas incluyendo el nombre completo, luego el cargo y el lugar que corresponde a la persona que lo remite.
El asunto se escribe con mayúsculas ASUNTO: donde se indicará el mensaje del texto que luego será detallado en el cuerpo del mensaje.
La referencia es necesaria cuando ese mensaje se refiere a un documento anteriormente recibido y entonces se anotará la numeración, ya que en el cuerpo se escribirá la respuesta a ese documento recibido con anterioridad.
El texto o el cuerpo es el lugar donde se escribe la comunicación, el mensaje de forma clara y breve, por ejemplo comenzando con: “Tengo el honor de dirigirme a…” “Me es muy grato comunicarle…” o “Tengo a bien comunicarle…”
Por última parte, la despedida debe se cortés, por lo tanto por lo general se utilizan expresión como: “Atentamente” “Aprovecho esta oportunidad” o la “hago propicia para hacerle llegar mi gran estima” o mi consideración”
Por supuesto después de la despedida es necesario agregar una firma y una posfirma, es decir la rúbrica y debajo de ésta la aclaración con el nombre y apellido del firmante junto con el cargo que le corresponde y el sello.
También se deben agregar las iniciales tanto del remitente como las del mecanógrafo/a, las del remitente en mayúsculas y las del mecanógrafo/a en minúsculas.
Puede ser incluido un anexo cuando es necesario incluir un adjunto.
Se incluye la distribución cuando se trata de uno múltiple donde se colocan las dependencias y las personas a quienes se dirige.
