Una carta oficio es toda aquella comunicación cuya información es de carácter oficial o protocolar y que es emitida por una autoridad de la empresa o institución, tanto pública como privada.
Distintas clases de modelos de oficios
DENUNCIA: estos modelos de oficios tienen por objetivo denunciar un hecho que no debier haber ocurrido. Un ejemplo puede ser el del abuso del uso de la fuerza.
INVITACIÓN: se utilizan estos modelos de oficios cuando nuestro propósito es invitar a alguien de alto rango, como un ministro, un embajador, etc. a una ceremonia de apertura de un salón, a un acto protocolar, entre otros.
CONSTANCIA: son los que escribimos cuando necesitamos presentar una constancia de información legal ante un organismo de contralor público. Ejemplos de este tipo son bancos que deben presentar información acerca del proceso de licitación que efectuaron, a los efectos de dejar en claro la transparencia del mismo.
Elementos de los modelos de oficios
1) Membrete de la Empresa: la empresa o institución que emite el oficio, presenta su membrete en la parte superior del comunicado.
2) Fecha y lugar: en el formato de ciudad, número del día, mes (en letras) y año.
3) OFICIO + Nº: se escribe la palabra OFICIO, en mayúsculas y el número del mismo.
4) Datos del destinatario: institución o empresa a la que pertenece la persona a la que le escribimos, su cargo en ella y su nombre personal.
5) Asunto: se detalla, de forma breve, el asunto que se expondrá en el documento. El mismo debe ser conciso y escasear en artículos y pronombres.
6) Cuerpo: es la parte más larga, pero no debe ser larga objetivamente hablando. Aquí se expondrá el asunto que motivó el comunicado. El mensaje será redactado de forma breve, concisa y dando todos los detalles pertinentes como números de documentos, leyes, direcciones, horarios, etc.
7) Despedida: una breve y cordial despedida.
8) Firma: nuestro nombre y cargo en la empresa.
Estilo y lenguaje de los modelos de oficios
Recordemos el carácter oficial y protocolar de este tipo de comunicación. Por lo tanto su estilo será formal, con todos los datos, tanto del remitente como del destinatario, incluídos. Tales datos serán nombre y apellido, cargo, empresa, teléfonos de la misma y, por supuesto, nombre de la empresa.
La fecha es obligatoria, así como el número de oficio.
En cuánto al lenguaje, éste deberá ser sumamente formal, sirviéndose de expresiones tales como: por medio de la presente, tengo el honor, me suscribo de usted, etc.
Cómo redactar un oficio
A continuación, incluimos dos modelos de oficios para que los estudies, los compares, veas las distintas posibilidades que entre ambos se exponen y, en caso de que necesites escribir un oficio, puedas servirte de dichos modelos. Lo único que deberás hacer es cambiarle la información de relleno, es decir aquella que sólo es pertinente para el caso en cuestión, y así puedas escribir el oficio con la información que tú necesitas para el caso que te atañe.
Esperamos que esta información te sea de ayuda para poder elaborar el documento que necesitas.
